Si te dedicas al alquiler de alojamientos temporarios, conocer cómo manejar las políticas de cancelación de reservas es de suma importancia.
A la hora de establecer un vinculo «comercial» es fundamental que exista un acuerdo con reglas claras para ambas partes. Este acuerdo debe estar presente siempre y de manera escrita para evitar malos entendidos. Como cabañeros, si queres asegurar un buen servicio para los huéspedes es importante establecer desde un principio las reglas del juego a la hora de hacer una reserva.
¿Qué son las políticas de cancelación?
Las políticas de cancelación determinan el tipo de solución que se llevará a cabo en el caso de que el huésped cancele una reserva. Estas políticas pueden ser flexibles o muy estrictas, si son flexibles implicará considerar cada caso y resolverlo de acuerdo a circunstancias particulares. En cambio, si son estrictas, no se tendrá ningún tipo de consideración y se aplicará de igual modo para todos.
¿Para qué sirve detallar las políticas de cancelación?
- Para que el cliente entienda que el también debe aceptar ciertas reglas.
- Para evitar que el huésped se sorprenda y se sienta engañado.
Recomendamos que tus políticas de cancelación aparezcan de manera clara y visible, y no como letras chicas en un lugar en donde nadie puede verlas. Un buen lugar para ponerlas es en tu sitio web y en todas las comunicaciones relativas a las reservas que envías por e-mail.
¿Cómo establecer una política de cancelación?
El contrato es la mejor garantía para asegurar una estadía tranquila y poder reclamar en caso de necesidad, tanto el propietario como el huésped. Un contrato establece las condiciones bajo las que se desarrollará el servicio ofrecido y detalla los derechos y obligaciones de cada una de las partes.
A su vez este contrato puede tener varias partes que exponen las condiciones del uso del servicio:
Políticas de reserva
Incluye la seña, modalidad de pago, periodo, etc. El fin es garantizar mediante contrato el pago del total de la reserva o una seña -que suele ir del 10 al 25%- en un plazo determinado de tiempo para garantizar la transacción correcta.
Condiciones de la estadía
Puede incluir horarios de check- in/ check-out. Detalle de los servicios incluidos y los no incluidos. Reglas de convivencia y estadía en general, etc.
Políticas de cancelación
Estas políticas son determinadas por cada establecimiento y siempre va a depender de lo que el propietario esté dispuesto a aceptar o no. Como mencionábamos anteriormente, siempre que estás políticas estén explícitas y detalladas, será más fácil resolver estas cuestiones.
Lo más recomendable es brindarle al turista un periodo de tiempo considerable para que pueda realizar la cancelación, con el fin de que ninguna de las dos partes salga perjudicada. Es por ello que usualmente se establecen 72 horas de anticipación a la fecha de ingreso para cancelar sin costo, y cualquier cancelación con menos de 48 horas de anticipación, no tendrá derecho a devolución parcial, ni total del importe o monto pagado. Esto es lo que usualmente se usa, pero cada uno lo resuelve como cree conveniente.
Política de reembolso
En la mayoría de los casos el reembolso genera un desorden administrativo para el establecimiento y/o dueños de alojamientos y es por ello que se recomienda que los reembolsos se realicen por el medio que más le convenga al propietario, descontando costos de transacción incurridos por la maniobra. Al mismo tiempo, se recomienda dejar en claro bajo que circunstancias los montos serán reembolsados, y que porcentaje en cada caso.
Por ejemplo siguiendo el ejemplo anterior, se puede establecer que si la reserva se cancela con 72 horas de anticipación, se devolverá el total del monto, pero si esto se hace con 48 hs. de anticipación, el monto no sera reembolsado o se hará solo por un porcentaje menor
Algunas recomendaciones
A la hora de brindar un servicio, lo ideal es que ambas partes se vean beneficiadas, y en el caso de que sucedan imprevistos, llegar a un acuerdo y evitar los menores inconvenientes posibles.
Como proveedores de un servicio, siempre que uno este dispuesto a dar lo mejor, también estará en condiciones de recibir y exigir lo mismo. Es por ello que a la hora de alquilar hay algunos valores fundamentales que debe brindar un establecimiento: Transparencia, veracidad, claridad, precios razonables, flexibilidad y seriedad son elementos que siempre ayudarán a establecer vínculos sanos con los clientes.
