La atención al cliente es uno de los aspectos más importantes a la hora de gestionar un alojamiento. Por eso, existen miles de herramientas y estrategias para hacer sentir a tus huéspedes como en su casa. Uno de estos instrumentos es la carta de bienvenida. Es que, para un cliente, es primordial sentirse bienvenido y abrazado por el lugar que lo va a acoger.
Contar con una carta de bienvenida influye directamente en la experiencia del huésped, y hace que cada visitante se sienta inspirado a la hora de emitir opiniones sobre el alojamiento. Es decir, se trata de una estrategia que puede mejorar notablemente tus reseñas y opiniones en redes sociales, como también generar una imagen digital transparente.
El objetivo de dar mensajes de bienvenida es brindar un servicio de recepción cálido y amigable. Además, sirve para desearles una estancia agradable, dejar claras las reglas del establecimiento y generar un acercamiento con el huésped para luego poder fidelizarlo. A continuación te contamos todo lo que necesitás saber a la hora de redactar una carta de bienvenida.
¿Qué es una carta de bienvenida para huéspedes?
La carta de bienvenida es una carta personalizada que el hotel puede enviar al huésped en el momento de la llegada al establecimiento, luego del check in. Este mensaje puede ser enviado por el personal hotelero, el fundador o el propietario del alojamiento. Cada establecimiento debe darle la impronta necesaria que se ajuste a los valores del hotel.
Existen diversas formas de realizar el envío, ya sea por electrónico de forma automática, a través de redes sociales o incluso a la vieja usanza: impresa y en la habitación. Esta decisión debe ser coherente con las políticas del hotel. Es decir, si se trata de un hotel más tradicional, es entendible que la carta sea difundida en papel. Sin embargo, si el alojamiento cuenta con un equipo de marketing digital o herramientas de email marketing, tal vez lo ideal sea enviarlas digitalmente.
Beneficios de una carta de bienvenida
Una carta de bienvenida es la primera impresión que un cliente se lleva del hotel. Es decir, se trata de una instancia importante en la que es aconsejable mostrar calidez, gratitud y transparencia. Esta estrategia sirve especialmente para conectar al huésped con la propiedad de una manera emocional. Es decir, generar un vínculo afectivo con el establecimiento y dar el primer paso hacia una larga relación con el cliente.
El principal beneficio de contar con una carta de bienvenida del hotel es personalizar el servicio y brindar una recepción amable y generosa. Sin embargo, este no es el único beneficio de esta acción.
Como expertos hoteleros, desde Alquiler Argentina te mostramos 6 beneficios de contar con una carta de bienvenida:
- Informar a los huéspedes de cualquier evento, actividad o punto de interés en la zona
- Comentar los servicios e instalaciones incluidas, para invitarlos a vivir una experiencia completa
- Compartir recomendaciones locales, desde un tono experimentado y amigable
- Invitarlos a participar en tus redes sociales, generando contenido y etiquetando en el caso de ser necesario
- Invitarlos a compartir su experiencia con reseñas y opiniones, ya sea en redes sociales, OTAs o Google My Business
- Fidelizar a tu audiencia e invitarlos a volver una y otra vez.
Con tan solo la redacción de un pequeño texto, obtendrás todos estos beneficios.
¿Qué incluye una carta de bienvenida?
Si bien se trata de una estrategia comunicacional, el mensaje debe ser breve y cálido. El foco de los mensajes de bienvenida, está en el tono cercano y afectivo que se quiere mostrar. Por eso, se trata de transmitir sentimientos, emociones y experiencias. El tono de la carta debe ser optimista y amistoso, para generar confianza y seguridad en el cliente.
Principalmente, se trata de agradecer la elección de tu huésped y asegurarle que su estadía será memorable. En este sentido, una carta de bienvenida debe comenzar con un agradecimiento. Luego, podés apelar al entusiasmo por tu hotel, comentando cuáles son los servicios ofrecidos y las actividades que podrá realizar durante su estadía.
Si bien no se trata de una guía local para los huéspedes, podés hacer breves comentarios sobre el lugar, puntos de interés, o consejos para recorrer postas turísticas. En esta carta de bienvenida, también se pueden incluir detalles sobre preguntas pendientes o sobre el funcionamiento de ciertos servicios.
Algunas ideas que pueden ayudarte son: dónde se encuentra la caja fuerte, cómo funciona el aire acondicionado, un recordatorio de la contraseña de wifi o incluso el horario de funcionamiento de algunas instalaciones. De todas formas, no se trata de un contrato ni de transmitir todas las políticas del hotel. Por eso, en este punto tratá de no extenderte demasiado.
Formato de carta de bienvenida
Cada carta de bienvenida debe transmitir la esencia del alojamiento. Por eso, a la hora de redactar este texto lo ideal es dejar volar la imaginación y jugar con la creatividad. Sin embargo, hay aspectos básicos que tienen que estar incluidos en este mensaje.
- Una cálida bienvenida. No sería una carta de bienvenida, si no incluyera este punto fundamental.
- Información local. Podés incluir datos curiosos o recomendaciones personales sobre la ciudad o pueblo donde se encuentra el alojamiento.
- Datos de contacto. Es importante que el huésped sepa a través de cuáles medios debe contactarse con la recepción durante su estadía. En este punto, también se pueden incluir las redes sociales.
- Saludo y firma. Como toda carta, debe finalizar con una despedida. Además, el huésped debe saber quién fue el emisor del mensaje: ¿Todo el equipo hotelero? ¿El dueño o fundador del alojamiento? ¿El personal de recepción? Esta decisión dependerá exclusivamente de los valores y dinámicas del hotel.
Conclusiones
En el mundo de la hotelería, cada detalle cuenta. Por eso, tomarte un tiempo para redactar una carta de bienvenida puede ser un primer paso hacia la mejora de tu atención al cliente. Incluso, puede generar relaciones más duraderas con tus huéspedes, una consolidación de la imagen de tu hotel y un incremento en las reservas. Desde Alquiler Argentina queremos verte crecer junto a tu alojamiento, por eso te recomendamos comenzar a trabajar en tu carta de bienvenida.
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